Cara Penulisan Nomor Surat

>Halo Sohib EditorOnline! Dalam dunia kerja, sebuah surat penting untuk menyampaikan informasi atau pun arahan kepada karyawan atau rekan bisnis Anda. Terlebih lagi, nomor surat sangat penting untuk mengorganisir dan memudahkan dalam pencarian arsip surat. Oleh karena itu, pada artikel ini akan membahas tentang cara penulisan nomor surat yang benar. Simak dengan baik-baik, ya!

Apa itu Nomor Surat?

Sebelum membahas cara penulisan, penting untuk mengetahui terlebih dahulu apa itu nomor surat. Nomor surat adalah suatu urutan angka atau huruf yang diberikan pada setiap surat keluar atau masuk yang diterima oleh suatu perusahaan atau instansi pemerintah. Nomor surat ini berfungsi sebagai identitas dan acuan dalam pencarian arsip surat.

Setiap nomor surat memiliki format yang berbeda-beda, tergantung pada perusahaan atau instansi pemerintah tersebut. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan nomor surat yang benar, seperti:

Cara Penulisan Nomor Surat yang Benar

1. Format Penulisan Nomor Surat

Format penulisan nomor surat harus sesuai dengan kebijakan perusahaan atau instansi pemerintah. Format penulisan ini dapat berupa kombinasi angka dan huruf atau kombinasi huruf saja. Contohnya, nomor surat keluar pada PT ABC dapat ditulis dengan format A/OUT/001/ABC/2021 atau OUT/ABC/2021/001. Sedangkan nomor surat masuk dapat ditulis dengan format A/IN/001/ABC/2021 atau IN/ABC/2021/001

2. Tidak Ada Duplikasi Nomor Surat

Pastikan tidak ada duplikasi nomor surat yang diberikan pada setiap surat. Hal ini sangat penting untuk mencegah kesalahan dalam pencarian arsip surat. Perhatikan juga apakah nomor surat tersebut sudah pernah digunakan sebelumnya atau belum.

3. Penomoran Harus Berurutan

Penomoran nomor surat harus berurutan. Artinya, nomor surat yang diberikan pada surat selanjutnya harus lebih besar dari nomor surat pada surat sebelumnya. Hal ini agar memudahkan dalam pencarian arsip surat dan menghindari kesalahan dalam pemilihan nomor surat.

4. Mencantumkan Tahun pada Nomor Surat

Tahun pada nomor surat sangat penting untuk mengetahui tahun berapa surat tersebut diterbitkan. Pastikan mencantumkan tahun yang benar dan sesuai dengan tahun surat tersebut diterbitkan.

FAQ

Berikut beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar penulisan nomor surat:

1. Apakah nomor surat harus berbeda pada setiap departemen di perusahaan?

Iya, nomor surat harus berbeda pada setiap departemen di perusahaan. Hal ini agar memudahkan dalam pencarian arsip surat dan dapat diketahui dari departemen mana surat tersebut berasal.

2. Apakah nomor surat keluar dan masuk harus berbeda?

Iya, nomor surat keluar dan masuk harus berbeda. Nomor surat keluar biasanya ditandai dengan huruf “OUT” sedangkan nomor surat masuk ditandai dengan huruf “IN”.

3. Apa yang harus dilakukan jika nomor surat terduplikasi?

Jika nomor surat terduplikasi, segera berkoordinasi dengan departemen terkait untuk melakukan perbaikan nomor surat. Nomor surat baru dapat diberikan pada surat yang berikutnya.

4. Apakah mencantumkan tanggal pada nomor surat wajib dilakukan?

Tidak wajib dilakukan, namun sangat disarankan untuk mencantumkan tanggal pada nomor surat. Hal ini untuk memudahkan dalam pencarian arsip surat dan mengetahui tanggal berapa surat tersebut diterbitkan.

5. Apakah nomor surat yang tidak berurutan dapat digunakan?

Sebaiknya tidak digunakan, namun terkadang dalam situasi yang darurat atau keadaan tertentu, nomor surat yang tidak berurutan dapat digunakan. Namun, pastikan untuk mencatat dan memperbaikinya setelah keadaan kembali normal.

Sekian artikel tentang cara penulisan nomor surat yang benar. Pastikan untuk memperhatikan hal-hal yang telah disebutkan di atas agar surat Anda dapat tersimpan dengan rapi dan mudah ditemukan. Semoga bermanfaat dan terima kasih telah membaca, Sohib EditorOnline!

Cara Penulisan Nomor Surat