>Salam Sohib EditorOnline! Anda pasti ingin membuka bisnis yang sukses, dan faktor penting dalam menjalankan bisnis adalah membuat invoice yang tepat dan efektif. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara bikin invoice yang baik dan efektif untuk membantu bisnis Anda tetap berjalan lancar.
Mengapa Invoice Penting untuk Bisnis Anda?
Sebelum membicarakan cara bikin invoice, mari kita bahas mengapa invoice itu penting untuk bisnis Anda. Invoice adalah dokumen yang menyebutkan rincian produk atau layanan yang Anda berikan kepada pelanggan, bersama dengan harga yang harus dibayar oleh pelanggan.
Dalam bisnis, invoice berfungsi sebagai catatan penting yang dapat membantu Anda memastikan pembayaran yang tepat dan waktu tepat, serta memberikan bukti yang jelas tentang transaksi yang terjadi. Invoice yang baik dapat memperkuat hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan kepercayaan mereka terhadap bisnis Anda.
Penentuan Format Invoice
Sebelum Anda mulai membuat invoice, Anda harus menentukan format yang tepat. Format invoice akan tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan dan layanan atau produk yang Anda tawarkan. Terdapat beberapa jenis format invoice yang digunakan dalam bisnis:
| Tipe Invoice | Keterangan |
|---|---|
| Invoice Kertas | Format sederhana yang bisa dicetak di atas kertas biasa atau menggunakan stiker untuk header dan footer. Mudah digunakan untuk bisnis kecil dengan jumlah transaksi yang terbatas. |
| Invoice Digital | Format digital yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Memiliki kemampuan untuk mengirim invoice langsung ke pelanggan melalui email dan dapat diproses secara otomatis melalui software akuntansi. |
| Invoice E-commerce | Format invoice yang digunakan oleh bisnis e-commerce, terintegrasi dengan sistem platform e-commerce. Termasuk data pelanggan dan produk atau layanan yang dibeli. |
Langkah-langkah Cara Bikin Invoice
1. Pilih Software atau Template Invoice
Anda dapat membuat invoice dengan menggunakan software akuntansi atau template invoice yang sudah tersedia secara online. Software akuntansi akan memungkinkan Anda untuk mencetak atau mengirimkan invoice secara otomatis. Sedangkan template invoice akan memungkinkan Anda mencetak invoice secara manual dan menyesuaikan format yang Anda butuhkan.
2. Tentukan Identitas Bisnis
Identitas bisnis adalah hal penting yang harus disebutkan dalam invoice. Pastikan mencantumkan nama bisnis, alamat, nomor telepon, dan nomor rekening bank jika diperlukan. Hal ini akan membantu pelanggan mengenali bisnis Anda dan memudahkan mereka untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah.
3. Tentukan Nomor Faktur
Nomor faktur adalah nomor unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap transaksi dalam sistem akuntansi bisnis Anda. Nomor faktur harus selalu berurutan dan tidak boleh duplikat. Ini akan memudahkan Anda dalam melacak transaksi dan menghindari kekeliruan transaksi.
4. Tentukan Tanggal Penjualan atau Jatuh Tempo
Tanggal penjualan adalah tanggal di mana produk atau layanan Anda terjual atau diberikan kepada pelanggan. Sedangkan jatuh tempo adalah tanggal di mana pelanggan harus membayar tagihan yang tertulis dalam invoice. Tanggal jatuh tempo harus jelas dan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dengan pelanggan.
5. Daftar Barang atau Layanan
Daftar barang atau layanan adalah bagian dari invoice yang paling penting. Pastikan mencantumkan nama produk atau layanan, kuantitas, harga, dan total biaya untuk setiap item yang dipesan oleh pelanggan.
6. Hitung Total Biaya
Hitung total biaya dari semua barang atau layanan yang tercantum dalam invoice. Pastikan total biaya ditulis dengan jelas dan mudah dipahami oleh pelanggan. Jangan lupa untuk mencantumkan pajak atau diskon jika diperlukan.
Cara Mengecek Kelayakan Invoice
Setelah membuat invoice, pastikan untuk melakukan pengecekan terhadap kelayakan invoice yang Anda buat. Setiap invoice harus memenuhi standar yang diperlukan untuk memastikan invoice efektif dan efisien.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mengecek kelayakan invoice:
1. Periksa Keabsahan Invoice
Periksa apakah data yang tertulis dalam invoice valid dan benar. Pastikan nomor faktur, tanggal penjualan, dan jumlah barang atau layanan yang tercantum sudah benar. Hal ini akan membantu Anda menghindari kesalahan dalam transaksi dan memperkuat integritas bisnis Anda.
2. Periksa Kondisi Barang atau Layanan
Sebelum mengirimkan invoice kepada pelanggan, pastikan bahwa barang atau layanan yang diberikan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. Hal ini akan memastikan bahwa pelanggan menerima layanan yang berkualitas dan memberikan kepuasan yang tinggi.
3. Periksa Kesesuaian Harga
Periksa harga yang tercantum dalam invoice sesuai dengan harga yang tertera dalam kesepakatan dengan pelanggan. Hal ini akan membantu Anda memastikan keadilan dalam transaksi dan mencegah masalah dalam pembayaran nantinya.
4. Periksa Kepatuhan Pajak
Periksa apakah pajak yang tertera dalam invoice telah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Hal ini akan membantu Anda menghindari masalah dengan pihak berwenang dan memastikan bisnis Anda berjalan dengan baik.
Cara Mengirimkan Invoice ke Pelanggan
Setelah Anda mengecek kelayakan invoice, langkah selanjutnya adalah mengirimkan invoice kepada pelanggan. Berikut adalah beberapa cara untuk mengirimkan invoice:
1. Kirim via Email
Anda dapat mengirimkan invoice melalui email untuk mempercepat proses transaksi. Pastikan untuk mencantumkan alamat email pelanggan dengan benar dan menambahkan pesan singkat untuk memastikan bahwa mereka menerima invoice dan mengerti apa yang harus dilakukan selanjutnya.
2. Kirim via Surat
Jika pelanggan Anda tidak memiliki alamat email, Anda masih dapat mengirimkan invoice melalui surat. Pastikan untuk mencantumkan alamat lengkap pelanggan dan pastikan surat terkirim dalam waktu yang tepat untuk memastikan pembayaran diterima tepat waktu.
3. Kirim via Layanan Pengiriman
Jika bisnis Anda menjual produk, Anda dapat mengirimkan invoice bersama produk melalui layanan pengiriman. Pastikan untuk mencantumkan invoice dalam paket dan pastikan pelanggan menerima paket dan invoice tepat waktu.
FAQ cara bikin invoice
1. Apa yang harus saya lakukan jika pelanggan tidak membayar invoice tepat waktu?
Jika pelanggan tidak membayar invoice tepat waktu, Anda dapat memberikan peringatan kepada mereka melalui email atau surat. Jika masalah terus berlanjut, Anda dapat melibatkan pihak berwenang untuk menyelesaikan masalah.
2. Apa yang harus saya cantumkan dalam invoice?
Anda harus mencantumkan identitas bisnis, nomor faktur, tanggal penjualan atau jatuh tempo, daftar barang atau layanan, harga, dan total biaya dalam invoice.
3. Berapa lama jatuh tempo yang seharusnya saya tentukan?
Jatuh tempo harus disesuaikan dengan kesepakatan dengan pelanggan. Biasanya, jatuh tempo dalam waktu 30 hingga 60 hari dapat diterima dalam bisnis.
4. Apa yang harus saya lakukan jika saya melakukan kesalahan dalam invoice?
Jika Anda melakukan kesalahan dalam invoice, segera koreksi dan beri tahu pelanggan. Berikan penjelasan yang jelas tentang kesalahan dan pastikan pelanggan mengerti apa yang terjadi.
5. Apa saja jenis format invoice yang tersedia?
Terdapat beberapa jenis format invoice, yaitu invoice kertas, invoice digital, dan invoice e-commerce.
Kesimpulan
Dalam bisnis, membuat invoice yang baik dan efektif sangat penting untuk memastikan pembayaran tepat dan waktu tepat serta memberikan bukti yang jelas tentang transaksi yang terjadi. Dalam artikel ini, kami telah membahas langkah-langkah cara bikin invoice dan cara mengecek kelayakan invoice untuk bisnis Anda. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membantu bisnis Anda berjalan lancar dan sukses.